SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL - EDGAR FERNANDO MARTINEZ Z.
Señores:
CONSEJO DE ADMINISTRACION – ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS
COPROPIEDAD TIPO RESIDENCIAL, MIXTA
Ó COMERCIAL
Ciudad.
SERVICIO DE ADMINISTRACION
Con la presente para profundizar y complementar la oferta presentada a
Ustedes en el portafolio de servicios que ofrezco, me permito detallar algunos
procedimientos inherentes al servicio de Administración de Propiedad
Horizontal; con las que espero satisfacer las necesidades de la copropiedad, en
este complemento se detallan algunos aspectos de procedimiento y gestión de la
administración de la copropiedad y representación legal, bajos los aspectos del
servicio en concordancia a lo establecido en
Como fundamento en el desarrollo de la gestión de
- Misión de
- Visión de
- Objetivos
Generales y los Objetivos Específicos.
- Plan de gestión y cronograma de actividades.
A continuación presento una información más detallada sobre los
diferentes aspectos que comprende la administración de propiedad horizontal:
1)
Elaborar para
presentar a los órganos de dirección (Consejo de Administración y Asamblea de
Propietarios), el presupuesto mensual de gastos; el cual será acorde con las
necesidades de la copropiedad; para su respectiva evaluación y aprobación.
Adicionalmente se realizará el seguimiento de la ejecución presupuestal y mensualmente se entregará el informe
respectivo del comportamiento de los rubros establecidos en el presupuesto
aprobado para la vigencia.
2)
Gestión en el
recaudo de las cuotas de sostenimiento ordinarias, extraordinarias; gestión de
cobro de la cartera morosa a través de proceso de cobranza administrativa,
utilizando implementando un plan de recuperación de cartera y en tal caso que
se agote la etapa de cobranza administrativa proceder al inicio de cobro
jurídico de la cartera.
3)
Manejo de los
recaudos conforme a los procedimientos administrativos y contables aceptados;
presentando mensualmente los informes financieros como lo son; el estado de
ingresos y egresos, el balance general y la ejecución presupuestal, anexando a
estos estados financieros el correspondiente
informe de gestión de
4)
Gestión
Administrativa y gestión documental, en el manejo de la correspondencia y
archivo, documentación legal, elaboración de actas, registro de propietarios,
inventarios; la custodia, actualización y registro del Libro de Actas y de
registro de Propietarios, tabla de coeficientes, los libros oficiales de
contabilidad y demás documentos de la
Copropiedad.
5)
Gestión de
calidad, para el desarrollo de las actividades de las diferentes áreas de
gestión (administrativa, financiera, operativa y de mantenimiento); bajo los
principios de planeación, ejecución, control y mejoramiento continuo en los
procesos y procedimientos
6)
Gestión en la
administración del talento humano y evaluación para cumplimiento del SGSST.
7)
Gestión en la
actualización legal de la copropiedad y del registro de
8)
Gestión
documental para la conservación de los documentos.
9)
Convocar a
reuniones del consejo de administración y de la Asamblea de propietarios, para
rendir informes, presentar propuestas en las fechas y términos establecidos por
10) Coordinar y ejecutar los contratos para el cuidado y mantenimiento de
las áreas comunes; así mismo el funcionamiento idóneo de los servicios que
requiere la copropiedad; en concordancia a lo establecido en el presupuesto ó
aplicando los procedimientos establecidos en
11) Gestión para el control estricto
en el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos que prestan sus
servicios a la copropiedad.
12) Efectuar la supervisión a los
trabajos y al personal que presta sus servicios a la copropiedad.
13) Control y orientación para el
cumplimiento por parte de los residentes y copropietarios del reglamento de
propiedad horizontal y el reglamento interno de uso de bienes de uso común y
manual para la convivencia, así como los reglamentos y procedimientos para el
seguimiento en los temas de mantenimiento, seguridad, aseo y mantenimiento.
14) Celebrar los contratos que se
requieran y que sean ordenados por parte de la Asamblea de propietarios en las áreas que requiere la
copropiedad y de acuerdo al presupuesto vigente; para el buen funcionamiento de
los servicios que se ofrecen a sus habitantes; tales contratos como servicio de
mantenimiento y aseo, vigilancia, mantenimiento de equipos, etc.
15) Y todas aquellas que se
establezcan por parte del reglamento de propiedad horizontal y las normas
legales que la regulan; para que permitan el bienestar, tranquilidad y
satisfacción por parte de los residentes
y copropietarios.
Las actividades desarrolladas durante la gestión por parte de la
administración; dan lugar a la presentación periódica del respectivo informe de
gestión junto con los informes financieros, que se sustentarán ante el Consejo
de Administración y ante la Asamblea general de propietarios en los términos
establecidos en el reglamento de propiedad horizontal; dando lugar a adoptar
las decisiones necesarias para que la persona jurídica cumpla sus objetivos.
SERVICIO DE ADMINISTRACION PROPIEDAD HORIZONTAL POR
AREAS
Durante el ejercicio de la gestión;
se procederá a:
Ø Diagnóstico inicial y evaluación de procesos y procedimientos.
Ø Elaboración de cronograma.
Ø Definición de horarios y mecanismos para la atención a residentes y
propietarios, proveedores.
Ø Evaluación documental y aspectos legales de la copropiedad.
Ø Gestión documental
Ø Manejo de correspondencia y archivo.
Ø Programación de reuniones de órganos de dirección, administración y
convivencia.
- AREA DE RECAUDO Y MANEJO DE CUOTAS DE SOSTENIMIENTO
Ø Dentro de los cinco (05) primeros días hábiles de cada mes, se envía a
cada unidad de la copropiedad la correspondiente cuenta de cobro.
Con el soporte de consignación ó transferencia a la cuenta bancaria),
se registrará y se emitirá el
correspondiente comprobante ó recibo de caja, copia de este se entregará ó enviará al lugar acordado con el usuario.
C.
MANEJO DE
RECURSOS ECONOMICOS.
Ø A través de cuenta bancaria de la copropiedad en la cual se manejarán
los dineros recaudados por concepto de cuotas de sostenimiento, extraordinarias
y otros ingresos, estos dineros serán consignados en la cuenta bancaria y
conforme a los procedimientos establecidos para los procedimientos de retiros y
desembolsos que deberán efectuarse con la autorización del consejo de
administración; presentando previamente los soportes de gastos con los
respectivos comprobantes de egreso, para su aprobación y posteriormente
efectuando el desembolso desde la cuenta bancaria.
Ø Plenamente establecidas y en concordancia con el presupuesto y aprobado
por el Consejo de Administración; dentro del mes del ejercicio, se recibirán
las correspondientes cuentas de cobro ó facturas, por concepto de servicios,
adquisiciones, pago nóminas, honorarios, etc;
que serán causadas y remitidas al Consejo de administración y con el visto
bueno de la Revisoría Fiscal (ó quién haga las veces de control interno), para
las respectivas ordenes de pago, elaboración de los comprobantes de egreso
previo al desembolso descrito en el punto anterior.
Ø En la ejecución del presupuesto mensual de gastos, se aplicarán.
·
Los gastos fijos
establecidos; como lo son los servicios de Vigilancia ó conserjería, pago a
personal y adquisición de elementos de aseo, servicios de jardinería,
mantenimiento preventivo de equipos, mantenimiento de áreas comunes, pago de la
prima del seguro de áreas comunes, servicios públicos de las áreas comunes y
servicio de la administración y asesoría contable.
·
Y los gastos de
carácter urgente, imprevisto con cargo al fondo de imprevistos ó los de
carácter extraordinario que se ocasionen y que se requieran, previa aprobación por parte de la Asamblea General
de Propietarios y/o autorización por parte del Consejo de Administración; de
conformidad a lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal y
Ø Fondo de caja menor; para la aplicación de gastos menores; la cual
estará reglamentada para el manejo de los recursos.
D.
GESTION
DE CARTERA MOROSA
Ø Diseño y aplicación de política de recaudo.
Para el manejo de la cartera morosa; se aplicarán los procedimientos
establecidos por el reglamento de copropiedad y la Asamblea General de
Copropietarios junto a las normas que en
la materia regulen dicha gestión entre ellos el cobro de intereses por mora y
la limitación en el uso de bienes comunes no esenciales; para tal efecto
haciendo uso en primera instancia a la gestión de cobro administrativo, en la
cual por diferentes métodos se
procederá a requerir
extrajudicialmente al usuario que presente mora en el pago de sus cuotas de
sostenimiento por período de dos a cuatro meses para que pague dicha obligación.
Agotada la etapa administrativa; si el deudor no paga la obligación, se
procederá previo estudio, el inicio del
proceso de cobro jurídico por vía ejecutiva; para ello procediendo a contratar
los servicios profesionales de especialistas en derecho para qué conforme al
estado de cuenta, con toda la documentación requerida se proceda a dar inicio
de la gestión ejecutiva del cobro.
La administración presentará al Consejo de Administración ó a la
Asamblea de Propietarios, un plan ó reglamento de morosos en el que se incluye
los procedimientos para la gestión de cobro administrativo y ejecutivo, y las
restricciones a servicios y bienes comunes no esenciales; para que sean
aprobados por parte de los órganos de dirección.
- AREA DE CONTABILIDAD
Ø Definición de procedimientos en el procesamiento y entrega de informes
financieros.
En primer lugar se cumplirá con la gestión y custodia de los libros y
documentos soportes de la contabilidad, así mismo se harán los trámites para la
actualización ó en caso de ser necesario la asignación del RUT, a fin de
cumplir las disposiciones fiscales y tributarias exigidas por la Ley, junto con
el cumplimiento a las políticas contables de la copropiedad sobre la base de la
aplicación de las NIIF.
Los recursos recaudados por cuotas de sostenimiento ordinarias,
extraordinarias y la provisión del fondo de imprevistos;, serán depositados en
la respectiva cuenta bancaria a nombre de
Adicionalmente en cumplimiento de las disposiciones establecidas en el
Estatuto Tributario,
Nota: Cabe destacar que en la oferta presentada y dentro de las funciones de
- AREA DE MANTENIMIENTO Y SUPERVISIÓN DE FUNCIONAMIENTO
Ø Definición de un programa en la gestión y conservación de los bienes
comunes y los servicios operativos en la copropiedad.
1.
Equipos.
Una de las funciones más importantes de la administración, es la de
velar por el estado y el funcionamiento idóneo de los equipos y el personal que
presta sus servicios a la copropiedad; con ocasión a ello, la administración
celebrará y exigirá el cumplimiento de los contratos de servicios que sean
necesarios para este propósito; elaborar cronogramas, cuadros de control y
manuales para uso adecuado y mantenimiento de equipos.
2.
Mantenimiento y Conservación de Zonas
comunes.
La administración hará cumplir los contratos establecidos ó realizará
las actividades necesarias para
garantizar el aseo y conservación de las áreas comunes, equipamentos comunales,
cuartos de depósito de residuos, el mantenimiento de las zonas verdes; y para
el buen funcionamiento de los equipos y maquinaria que prestan sus servicios a
La administración ejercerá un control periódico, en los puntos de
trabajo de los contratistas que tienen a cargo tanto el mantenimiento, el aseo
en zonas comunes y el servicio de
seguridad a cargo de la conserjería ó Vigilancia.
3.
Seguridad y
Vigilancia – Conserjería
La Administración desarrollará en coordinación con el prestador del
servicio de seguridad ó similares y con los parámetros que defina la Asamblea
de Propietarios y el Consejo de Administración, el proceso de seguimiento,
análisis de gestión, diseño de estudio de seguridad ó de control de accesos y
registros de visitantes, para la implementación de las medidas necesarias para
el adecuado control de accesos, a las áreas y a los bienes privados, diseño de
procedimientos é implementación de medios tecnológicos de apoyo a la seguridad
en las instalaciones de la Copropiedad de acuerdo al presupuesto aprobado.
- AREA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
Ø Evaluación de la seguridad en las instalaciones físicas y de los
factores que inciden en la convivencia entre propietarios y residentes.
Dentro de las funciones más importantes de la administración, se
encuentran la evaluación de la seguridad en las instalaciones de la copropiedad,
no sólo derivados por fenómenos de inseguridad en contra de bienes y personas;
también se debe evaluar la solidez y condiciones de la infraestructura física
de las instalaciones. Con esta evaluación se definirán estrategias y acciones
para:
-
Implementar procedimientos
de control de acceso a las instalaciones y control en áreas a través de CCTV.
-
Implementar protocolos
de seguridad.
-
Evaluación y
diagnostico a las instalaciones físicas.
A nivel de la convivencia; se realizará evaluación del comportamiento
de los residentes dentro de la copropiedad, para determinar factores que
alteran el uso adecuado de los bienes comunes y cumplimiento en la destinación
de los bienes privados según el reglamento de propiedad horizontal, la
identificación de los conflictos y comportamientos contrarios a la sana
convivencia. Con esta evaluación se definirán estrategias y acciones para:
-
Procesos de
requerimiento por incumplimiento en la destinación de las unidades privadas.
-
Procesos de
requerimiento por incumplimiento a las normas sobre uso de los bienes comunes y
normas para la sana convivencia.
-
Procesos de
fortalecimiento y actividades de capacitación para los propietarios y
residentes.
-
Desarrollo de
reuniones con Comité de convivencia y del Consejo de administración, para
definición de acuerdos conciliatorios ó imposición de sanciones.
- OTRAS ACTIVIDADES DERIVADAS DEL SERVICIO DE ADMINISTRACION
La Administración desarrollará actividades de gestión, control y
estudio en los siguientes temas, y presentará los respectivos informes y
recomendaciones para que tanto el Consejo de Administración como la Asamblea de
Propietarios; adopten las medidas pertinentes; entre estas actividades tenemos:
Ø Plan de manejo integral de Residuos Sólidos y Reciclaje.
Ø Verificación en la Implementación del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.
Ø Verificación en la Implementación del plan para prevención y atención de emergencias.
Ø Análisis al estado de
conservación estética de la edificación y equipos.
Ø Análisis a la documentación legal y a los contratos existentes.
Ø Elaboración y diseño de manuales de procedimientos y reglamento interno
para uso de bienes comunes.
- INSTALACION Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN
Para la instalación y prestación del Servicio; y de acuerdo a los
requisitos exigidos por la autoridades y en cumplimiento de los parámetros para
el desarrollo del servicio de acuerdo a la oferta que se presente; para la iniciación en la
prestación del servicio se requiere:
-
Acta del Consejo
de administración ó de la Asamblea de Propietarios según sea al caso; en el
cual aprueban el nombramiento y designación de la administración, para el
período correspondiente.
-
Entrega mediante
acta ó documento similar; del inventario de las instalaciones físicas de
-
Entrega de los
estados financieros al corte más reciente, así como la información financiera,
saldos, é informe de gestión y asuntos pendientes a cargo de la administración
saliente, con la firma del Contador y en los casos de copropiedades de uso
mixto ó comercial con la firma del Revisor Fiscal.
-
Protocolización
del contrato para la prestación del servicio.
-
En caso que en la
oferta del servicio, se haya estipulado una Póliza de Cumplimiento del
Contrato;
La oferta del servicio para la administración de
La administración de los recursos tanto documentales, normativos,
logísticos como humanos con el objetivo de brindar un mejor servicio.
Para mí sería muy grato poder prestar los servicios que ofrezco y con
ello quedo a entera a disposición para
servirles a partir del momento que lo estimen conveniente.
Atentamente,
EDGAR FERNANDO
MARTINEZ Z.
ADMINISTRACION PROPIEDAD HORIZONTAL
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